Un taux de remplacement élevé en EHPAD révèle le plus souvent une organisation qui fonctionne en permanence sur ses marges : les plannings montrent quels postes, quelles plages horaires et quels jours concentrent les absences, et donc où l’usure s’installe. Lus avec méthode, ils disent davantage que le chiffre global d’absentéisme.
Le remplacement, symptôme plutôt que cause
Dans beaucoup d’établissements, le remplacement est traité comme une question logistique : trouver quelqu’un pour couvrir le poste. C’est nécessaire au quotidien, mais cela ne dit rien de la raison pour laquelle le poste est vacant. Un remplacement peut répondre à un arrêt maladie, à un poste non pourvu, à une formation, à des congés mal anticipés ou à un départ récent.
Le secteur connaît ces difficultés à grande échelle. Le rapport d’information du Sénat sur la situation des Ehpad, publié en septembre 2024, cite une enquête de la Fnadepa de septembre 2023 selon laquelle 28,3 % des directeurs d’établissement recourent quotidiennement aux agences d’intérim et 31 % au moins une fois par semaine. Ces moyennes nationales ne remplacent pas la lecture de vos propres plannings, qui seule permet de savoir ce qui se joue chez vous.
Ce que les plannings montrent quand on les lit sur plusieurs mois
Un planning isolé ne montre presque rien. Sur trois à six mois, en comparant le planning prévu et le planning réalisé, des régularités apparaissent. Elles constituent la matière première de l’analyse.
La concentration sur certains postes et certaines plages
Les remplacements se répartissent rarement de façon homogène. Ils se concentrent souvent sur quelques postes (aide-soignant du matin dans une unité, agent de service le week-end, poste de nuit), ou sur quelques jours de la semaine. Cette concentration oriente l’enquête : un poste qui se vide plus que les autres a presque toujours une charge, un rythme ou un isolement particuliers.
L’écart entre planning prévu et planning réalisé
Le nombre de modifications apportées au planning après sa publication est un indicateur précieux. Chaque modification correspond à un appel, une négociation, un changement de repos ou un rappel sur un jour off. Quand ces ajustements deviennent la norme, l’encadrement passe une part importante de son temps à reconstruire l’équipe du lendemain, au détriment de l’accompagnement des professionnels.
La sollicitation répétée des mêmes personnes
Les plannings réalisés montrent qui comble les trous. Dans de nombreuses équipes, ce sont toujours les mêmes salariés, souvent les plus engagés ou les plus disponibles, qui acceptent les heures supplémentaires et les changements de repos. Ce sont aussi ceux dont l’usure risque d’apparaître ensuite, ce qui alimente un nouveau besoin de remplacement.
La part des remplaçants qui ne connaissent pas l’établissement
Un remplaçant extérieur ne connaît ni les résidents, ni les habitudes de l’unité, ni les circuits d’information. Les titulaires présents ce jour-là compensent : ils guident, vérifient, reprennent certaines tâches. Cette charge supplémentaire n’apparaît dans aucun tableau, mais elle se lit en croisant le planning avec les transmissions et les incidents signalés.
Le mécanisme d’entraînement entre remplacements et usure
Les remplacements fréquents produisent une boucle. L’équipe stable absorbe la désorganisation, la charge augmente, la récupération diminue, et certains professionnels finissent par s’arrêter ou partir. Leur absence crée à son tour de nouveaux remplacements. L’INRS cite, parmi les facteurs de risque de l’épuisement professionnel, la surcharge de travail et la pression temporelle, le faible contrôle sur son travail et le manque de soutien social : trois éléments que des plannings instables renforcent.
Cette boucle s’accompagne souvent de glissements de tâches : quand il manque une infirmière, une partie de son activité se reporte sur les aides-soignants, et quand il manque un aide-soignant, sur les agents. Le planning affiche un poste couvert, mais le travail réel a changé de mains. C’est l’une des formes du travail en mode dégradé.
Les causes organisationnelles le plus souvent en jeu
Derrière un taux de remplacement élevé, on retrouve généralement plusieurs causes combinées. Les identifier séparément permet de choisir des actions adaptées plutôt qu’une réponse unique.
- Une trame de planning trop juste, construite sans marge pour les absences prévisibles (congés, formations), si bien que la moindre absence imprévue déclenche un remplacement.
- Des cycles de travail difficiles à tenir : alternance rapide de matins et de soirs, week-ends fréquents, repos fractionnés.
- Des postes vacants de longue durée, couverts par des remplacements successifs qui masquent le problème de recrutement.
- Un encadrement de proximité saturé, qui gère l’urgence du lendemain au lieu d’anticiper le mois suivant.
- Une intégration insuffisante des nouveaux arrivants, qui partent tôt et relancent le cycle.
Le contexte réglementaire pèse aussi. Le même rapport du Sénat rappelle que la loi du 27 décembre 2023 a encadré le recours à l’intérim dans les établissements sociaux et médico-sociaux, et qu’un décret du 24 juin 2024 fixe à deux ans la durée minimale d’exercice avant de pouvoir effectuer une mission d’intérim pour les professionnels soignants. Le vivier de remplaçants disponibles en est modifié, ce qui rend l’anticipation interne d’autant plus importante.
Comment conduire la lecture des plannings
L’analyse gagne à suivre quelques étapes simples. Elle peut être menée en interne, avec un temps protégé.
- Rassembler les plannings prévus et réalisés sur une période significative, idéalement six mois.
- Classer chaque remplacement selon son motif : absence imprévue, absence prévue, poste vacant, autre.
- Repérer les postes, unités, plages horaires et jours les plus concernés.
- Identifier les personnes le plus souvent sollicitées pour combler les absences.
- Confronter ces constats au terrain : observations sur les plages concernées et entretiens avec les équipes et l’encadrement.
L’INRS, dans sa brochure sur le dépistage des risques psychosociaux, range d’ailleurs le recours aux travailleurs temporaires et les postes non pourvus parmi les indicateurs liés au fonctionnement de l’entreprise. Pris isolément, aucun de ces chiffres ne suffit ; leur combinaison oriente le diagnostic.
Ce qu’un diagnostic apporte de plus
La lecture des plannings pose les bonnes questions, mais ne donne pas toujours les réponses. Pourquoi ce poste du matin se vide-t-il plus que les autres ? Que se passe-t-il réellement pendant ces heures ? Seule l’analyse du travail réel, sur place et à différentes heures, permet de le comprendre. C’est le principe de l’audit QVCT en EHPAD et établissement médico-social proposé par OrinkiPro : relier les indicateurs aux situations de travail, puis hiérarchiser les actions selon leur impact et leur faisabilité.
Les leviers qui en découlent sont souvent modestes mais ciblés : revoir une trame de planning, créer un pool de remplacement interne, protéger un temps de transmission, sécuriser l’accueil des remplaçants. Leur efficacité dépend moins de leur ambition que de leur adéquation avec ce que les plannings ont révélé.
Questions fréquentes
Comment distinguer un problème d’absentéisme d’un problème de planning ?
Classez les remplacements par motif. Si une grande part provient d’absences prévisibles (congés, formations) ou de postes vacants, la question porte d’abord sur la trame de planning et le recrutement. Si les absences imprévues dominent sur certains postes, il faut examiner les conditions de travail de ces postes.
Sur quelle période analyser les plannings ?
Une période de trois à six mois permet de lisser les effets saisonniers ponctuels et de faire apparaître des régularités. Une analyse sur une seule semaine risque de refléter une situation exceptionnelle.
Faut-il associer les équipes à cette analyse ?
Oui. Les chiffres montrent où regarder, les professionnels expliquent ce qui se passe. Les entretiens et les observations de terrain évitent de tirer des conclusions hâtives à partir des seuls tableaux.
Sources
- Sénat, rapport d’information n° 778 (2023-2024), « Situation des Ehpad », 25 septembre 2024 (enquête Fnadepa de septembre 2023, loi du 27 décembre 2023, décret du 24 juin 2024).
- INRS, Épuisement professionnel ou burnout : ce qu’il faut retenir.
- INRS, Dépister les risques psychosociaux, des indicateurs pour vous guider, ED 6012, révision décembre 2018.